Пошаговая инструкция по введению контроля за корпоративной почтой сотрудников

Эта статья является логическим продолжением моей статьи про контроль электронной почты сотрудников. Настоятельно рекомендую вначале изучить её, прежде чем использовать предлагаемую мною инструкцию. Сразу оговорюсь, предлагаемая мною ниже инструкция ни в коем случае не исключает всех юридических рисков для работодателя, который пытается установить контроль электронной почты сотрудников.

Расчет в данном случае делается на полученное согласие работника, его юридическую «неподкованность» и практически стопроцентную вероятность необращения в компетентные органы либо в суд за защитой своего нарушенного права.

Итак, какие юридические средства и приёмы потребуется предприятию для внедрения в организации контроля за электронной почтой работников?

Во-первых, вам понадобится внести кое-какие изменения в ПВТР вашего предприятия или в соответств. документ предприятия, посвященный информационной безопасности (если таковой принят и утвержден на предприятии), а именно внести пункт примерно следующего содержания: «Предоставляемые работнику для выполнения тр. обязан-тей ЭВМ и другая оргтехника, имеющие доступ к Интернет, а также предоставленный сотруднику корпоративный емэйл-адрес должны использоваться работником исключительно в целях получ-я и передачи инфор-ции рабочего характера. Пользование ЭВМ и оргтехникой в личных целях запрещается».

Во-вторых, служебная переписка работника может содержать и личную переписку, а также информацию, включающую персональные данные клиентов, контрагентов и иных лиц.
Даже если работник сам не отправляет какую-либо личную информацию с корпоративного емэйла, он не может ограничить ее получение.
Между тем, любая нерабочая информация не должна находиться в корпоративном емэйл-ящике, так как работодатель при ее обработке обязательно нарушит конституц. право сотрудника на тайну переписки.Поэтому, нужно постараться исключить ответственность предприятия за умышленное наруш-е тайны переписки.

Как это сделать? Источник этой статьи – https://uralpral.ru. Аналогично способу, описанному выше — в ПВТР вашего предприятия или в соответствующий документ предприятия, посвященный информационной безопасности включаете пункт об обязанности работника не хранить на служебном емэйл-ящике письма личного характера, личную корреспонденцию, а также информацию неслужебного характера, а при получении таковой — немедленно удалять.

И наконец, самый важный и тонкий момент – получение согласия работника на фактически ограничение его права на тайну переписки. Да, да – это не опечатка.Безусловно, с юридической точки зрения такое согласие юридически ничтожно, но вы исходите из того, что работник не юрист, в юридических вопросах не подкован.

Итак, вам понадобится внести парочку изменений в шаблон тр. договора. Добавляете в шаблон типового тр. договора вашей организации пункт примерно следующего содерж-я:
«Предприятие вправе получать доступ к сведениям о посещаемых сотрудником веб-страницах Интернета, а также к содерж-ю входящих и исходящих емэйл-сообщениях сотрудника, отправляемым по каналам корпоративной емэйл-связи».

И еще один пункт следующего содержания: «Стороны трудового договора согласны в том, что обладателем информации, хранящейся на серверах корпоративной электропочты, является работодатель».

Таким образом, при приёме на работу новых сотрудников вы, во-первых, избавите себя от лишней головной боли, так как вновь принимаемый сотрудник своей подписью на тр. договоре сам даёт письм. согл-е на контроль его персонального электронного ящика корпоративной почты, что позволяет вам быть уверенным, что сотрудник, держа в голове, что его емэйл проверяется и контролируется, будет более ответственно относиться к выполнению служебных обязанностей и, скорее всего, самостоятельно исключит саму возможность получения какой-либо личной переписки на свой корпоративный электронный почтовый ящик.

Если же речь идёт о уже работающих по трудовым договорам сотрудниках, то работодателю можно попытаться оформить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, включив в это соглашение требуемые условия. Однако не факт, что работники согласятся подписывать подобное дополнительное соглашение. Здесь важно провести необходимую разъяснительную работу с работниками, показать и обосновать работнику необходимость введения слежения за корпоративной почтой сотрудников.

Согласие работника, зафиксированное непосредственно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к трудовому договору, даёт вам мнимое (потому как всё равно это незаконно) право отслеживать и предотвращать случаи утечки конфиденциальной информации.

А ведь именно это и должно быть той самой благой целью работодателя, ради которой Вы и собрались пойти на серьезные юридические риски и затеяли весь этот контроль за корпоративной электронной почтой сотрудников.

Однако, к сожалению, у подавляющего большинства российских работодателей указанная цель является лишь прикрытием истинной цели – откровенного любопытства работодателя по отношению к конкретным работникам, что проявляется не только в слежении за корпоративной почтой, но и во внедрении в организациях системы видеонаблюдения за работниками.

Таким образом, включив в трудовой договор или в дополнительное соглашение к трудовому договору (для уже работающих сотрудников) соответствующие пункты, о которых я указал чуть выше, вы сможете более-менее спокойно просматривать корпоративную почту работника, поскольку он дал на это своё согласие, и работник вряд ли станет предъявлять вам какие-либо претензии на этот счёт (потому как он не понимает в силу отсутствия у него юридических познаний, что данное им согласие на ограничение его конституционного права юридической силы не имеет).

Однако всегда помните: даже несмотря на то, что работник дал своё согласие, использовать результаты мониторинга корпор. почты в целях принятия к работнику мер дисциплинарного характера или даже увольнения предприятие, будет не вправе, потому как мониторинг корпоративных емэйл-ящиков, предоставленных сотрудникам -– это всегда ограничение конституц. права сотрудника на тайну переписки, почтовых сообщений.

Подобное право ограничить можно лишь при выполнении работодателем в совокупности трех условий, указанных в этой моей заметке, что в условиях настоящей действительности невозможно.

Теперь, когда Вы обладаете исчерпывающей инфой по рассмотренному вопросу, и сможете произвести осознанный выбор между установлением контроля за корпоративной почтой сотрудников и ненарушением действующего законодательства РФ.