Как организовать договорную работу в компании?

Постановка договорной работы на предприятии – одна из основных функций штатного юриста.

Специалист обязан обеспечить максимальную правовую безопасность, исключить риск утраты соглашений в процессе хозяйственной деятельности, а также гарантировать оперативность оформления всех документов.

Что же делать, если воспользоваться услугами профессионала начинающий предприниматель не может?
Я подготовил краткую инструкцию, следование которой позволит избежать наиболее распространенных ошибок.

Основные правила и принципы

Приступать к организации договорной работы юристы рекомендуют с момента выдачи свидетельства о регистрации компании.

Предпринимателю или руководителю коммерческой организации потребуется:

1. Наметить план хозяйственной деятельности

На основе анализа учредительных документов необходимо определить основные направления работы.

Так, например, для предприятия розничной торговли базовыми будут отношения по продаже и оптовой закупке товаров, их транспортировке, хранению и затариванию продукции.

Предпринимателю, специализирующемуся на оказании образовательных услуг, потребуется уделить внимание сотрудничеству с арендаторами, продумать порядок обслуживания клиентов, решить вопросы с получением методической и учебной литературы.

Итогом работы должен стать четкий перечень направлений, отношения по которым будут регулироваться в договорном порядке.

2. Разработать шаблоны типовых соглашений

Как правило, малым предприятиям требуются формы договоров:

• поставки (оптовая закупка продукции для коммерческого использования);
• аренды (при отсутствии собственной недвижимости, транспорта, оборудования);
• оказания услуг (транспортировка грузов, обеспечение бухгалтерского учета и мн. др.);
• подряда (составляются при проведении каких-либо работ сторонней организацией);
• займа (используются при привлечении средств третьих лиц).

Кроме того, начинающему бизнесмену могут пригодиться знания о правилах оформления кредитных контрактов, соглашений о лизинге, факторинге, предоставлении банковского обслуживания.

В качестве основы специалисты рекомендуют использовать типовые формы, опубликованные в свободном доступе.

Такие документы следует адаптировать к конкретным условиям ведения деятельности.

Сделать это нужно с опорой на гражданское законодательство (вторая часть ГК РФ).

3. Продумать механизм и определить правила заключения сделок

Договорные отношения в России строятся в двух основных формах:

• подписание двух- или многостороннего соглашения;
• схема «оферта/акцепт».

В первом случае одна из сторон направляет в адрес потенциального контрагента проект соглашения.

В процессе обсуждения сделки документ изменяется или дополняется. Кроме того, проект может быть подписан с одновременным составлением протокола разногласий.

Механизм «оферта/акцепт» предусматривает несколько иные правила заключения сделки. Адресат вправе либо согласиться с предложенными условиями сотрудничества в форме письменного акцепта, либо отказаться от работы с контрагентом.

На этом этапе предпринимателю также потребуется продумать всю процедуру, начиная с рассмотрения коммерческих предложений, заканчивая правовой экспертизой.

В правилах необходимо перечислить специалистов, привлекаемых к оценке проекта договора, порядок проведения переговоров с партнерами, ориентировочные сроки всех процедур.

4. Создать электронный журнал учета

Обеспечить систематизацию всех хозяйственных договоров и избежать хаоса в документах позволит создание специального регистра.

На большинстве предприятий такие книги создаются самостоятельно при помощи программ Word или Excel.

Основная часть журнала должна содержать следующие графы:
• порядковый номер записи;
• наименование документа;
• название сторон сделки;
• регистрационный номер соглашения;
• дата заключения договора;
• краткое содержание;
• срок действия.

В регистр включаются данные только о заключенных соглашениях, поскольку далеко не всегда переговоры с потенциальными партнерами завершаются успешно.

Ведение такого документа приветствуется налоговыми органами и свидетельствует о добросовестности бизнесмена.

Очень полезны бывают специализированные программы, например, разработка компании ООО «Аракс Групп» для автоматизации договорной работы, «Ведение договоров».

В программе вы так же ведете регистр договоров, кроме функций печати и поиска в программе есть возможность настройки напоминаний по датам окончания договоров, датам оплат, возможность печати договоров по вашим шаблонам и масса других возможностей.

Если у вас в работе много договоров, эта программа может сильно облегчить вашу жизнь.

Таким образом, постановка договорной работы на вновь зарегистрированном предприятии включает сразу несколько направлений.

Начинающему предпринимателю юристы рекомендуют подойти к решению задачи ответственно.

Наличие четкой и эффективной системы позволит избежать споров с контрагентами, организовать грамотный документооборот.