Ваш новый делопроизводитель: программа «Ведение договоров 5.3»

«Бумажной» работой в организациях занимаются бухгалтеры, юристы, администраторы, коммерческие директора. Над документооборотом работают именно эти специалисты — сами, лично. Почему-то они толком не перекладывают на предназначенные для этого программные средства самую скучную, рутинную и длительную часть обязанностей по ведению договоров.

Зачем нужны системы электронного документооборота

А ведь не пользоваться в делопроизводстве широчайшими возможностями электронных систем — это как создавать документы на допотопной печатной машинке, а не на клавиатуре и в Word'е. Другая грубая аналогия — переписка с партнёрами по старинке — бумажными письмами с индексом вместо электронных со знаком @. Так можно, конечно — но очень, очень долго и трудоёмко.

Причина такого игнорирования программных средств для документооборота кроется в их малой известности, а не в сложности освоения или слабых возможностях. Вот популярные браузеры или электронные таблицы у всех на слуху, а системы электронного документооборота — редкий класс программ, который не нужен обычному среднему пользователю. Зато просто необходим специалистам узкой сферы: делопроизводства. В статье я опишу ключевые возможности систем управления документацией на примере одной из программ этого класса — «Ведение договоров» (разработчик — российская фирма «Аракс Групп», сайт www.araxgroup.ru).

Что умеет программа электронного документооборота?

Вкратце — ничего такого, что нельзя было бы делать без неё. Только программа «Ведение договоров» делает это гораздо быстрее, удобнее и надёжнее, чем архаичный рецепт «Специалист + набросать в Word + распечатать + завизировать + не потерять + проследить за выполнением + оповещать всех исполнителей, агентов и партнеров + не забыть после исполнения».

Типичные задачи для «Ведения договоров», к примеру:

— Создание договора на основе уже имеющихся шаблонов, оформление этого документа своими реквизитами для каждой конкретной сделки, согласование с коллегами и начальством (да — совместная работа прямо из программы) и отслеживание выполнения: с «напоминалками», отправкой запросов исполнителям по e-mail, работой с календарём и т.п.

— Систематизация, надёжное хранение и удобный поиск каждого созданного документа. Чем больше документации в компании, тем нужнее эта функциональность. Если в небольших фирмах с ежемесячным использованием нескольких договоров отлично справится и офис-менеджер, то уже при работе с десятком документов они теряются, забываются, а затем, в лучшем случае, отыскиваются через пару недель в совершенно других местах. Электронный документооборот не позволит забыть или потерять ни одну «бумагу».

— Автоматическая подстановка реквизитов постоянных контрагентов, партнёров, имён и других данных. Принцип действия прост: достаточно единственный раз ввести такие «справочники», а затем выбирать их за секунды — и так для каждого нового договора.

— Приятные изюминки вроде автоматического учёта документов: подстановка номеров по шаблону организации, фильтрация документов по времени их создания, по контрагентам, по статусу выполнения, по необходимости дальнейшего контроля.

— Печать подготовленных документов прямо из программы, либо передача на дальнейшее оформление в стандартные «офисные» редакторы.

О других возможностях программы «Ведение договоров 5.3» лучше судить специалистам-практикам. Демо-версия программы отлично позволит познакомиться с ключевыми возможностями системы.  Вероятно, в каждой организации у делопроизводителя своя специфика и требования к работе, поэтому лучше один раз самостоятельно увидеть, на что способна программа. Тем более, обучение толком не требуется — профессионалы практически сразу смогут приступить к работе, разглядев знакомые функции и возможности по их названиям. Сложностей в интерфейсе у «Ведения договоров» просто нет.

«Ведение договоров»: отличия от других программ электронного документооборота

Программа работает и на старых офисных машинках, и на современных мощных ПК: запуск происходит одинаково быстро, так же как и обычные задачи: создание, каталогизация или поиск документов не вызовут сложностей.

Удобно, что программа способна работать как с популярным, но платным Microsoft Word, так и с бесплатным Writer из пакета OpenOffice.org (и даже с их старыми версиями), о чём заботливо предупреждает в самом начале.

Рис. 3: какой бы «офисный» пакет не использовался в организации, «Ведение договоров» справится даже с их старыми версиями.

 Рис. 4. При регулярном использовании программы первым всегда появляется окно-напоминание о текущих договорах и сроках работы с ними: очень удобно.

Но главное окно программы (их даже два) — Журнал договоров (подобие внутрифирменного реестра для каждого документа) и Преддоговорная работа (внесение различных реквизитов, вроде сроков исполнения, назначения ответственных, автоматическое напоминание и закрытие). Основные свойства каждого документа вносятся и отслеживаются при помощи «кнопочного» меню в левой части. Очень удобно для тех, кто впервые знакомится не только с этой программой, но и с системами электронного документооборота в целом: фактически, учится ничему не нужно, а все возникающие вопросы разрешаются даже при тестовом просмотре функций этого меню. В прямых конкурентах рассматриваемого продукта (скажем, программы от раскрученного бренда «1С») интуитивной работы не получится: вначале нужно обязательно знакомиться с сопроводительной документацией и долго искать в меню нужный функционал.

Рис. 5: Так выглядит одно из главных окон «Ведения договоров» с одним уже введённым для тестирования контрактом.

Перед началом полноценной работы по электронному документообороту рекомендуется прежде всего ввести многочисленные данные о контрагентах и их условиях оплаты, обслуживающих банках, ответственных внутри компании, филиалах. После введения этих условий любой договор можно составить значительно быстрее: опять-таки, разница в скорости обработки почувствуется уже после составления 3-4 договоров.

Рис. 6: Для введения «постоянных» данных о контрагентах, филиалах, банках и т.п. в программе «Ведение договоров» предусмотрено два поля меню (выделены зелёной рамкой).

Наконец, особой благодарности разработчики из Arax Group заслуживают от сисадминов. Программа предназначена для работы в сети (притом и для одновременной обработки договоров на разных компьютерах). А потому расположение установки по умолчанию в корневой папке диска C:\ — приятная мелочь для администраторов. Таких небольших «вкусностей» для облегчения установки и настройки в «Ведении договоров» множество. Главное, пожалуй, — подробный и грамотно расписанный файл справки. Другое достоинство, не так часто встречающееся среди такого класса программ — возможность работы в среде MS SQL.

«Ведение договоров» работает и с e-mail напоминаниями, не требуя доступа к почтовым программам. Отправления писем о сроках выполнения/контролирования договоров происходит непосредственно из приложения. Встроенный почтовый клиент (его функциональность строится исключительно на требованиях к уведомлениям и их отслеживанию) находится в меню «Сервис». А это меню — отдельная тема для отдельной статьи — но в рамках сегодняшнего обзора мы пройдёмся по его «вкусностям» лишь вкратце.

Помимо возможностей почтового клиента, здесь присутствует встроенная утилита резервного копирования, экспорт и импорт журналов событий из/в Excel (поддерживается и бесплатный пакет OpenOffice), архивирование устаревших договоров, настройка уровней доступа к программе.

Так как «Ведение договоров» изначально создана для совместной многопользовательской работы, то разработчики предусмотрели, что права у пользователей будут неравными. Всего предусмотрено 5 уровней доступа к данным о договорах: два базовых («Только просмотр» и «Только согласование»), без возможностей редактирования, создания или изменения данных; «Только ввод» (к примеру, для возможности введения данных о контрагентах или банках), уровень «Пользователь» — главный для работников предприятия, занимающихся делопроизводством — с практически полным доступам к ведению документации, и «Администратор» — возможность работы с  меню «Сервис» (настройка почтового клиента, добавление других пользователей, резервное копирование).

Недостатки программы «Ведение договоров»

Не существует программ  без «минусов». В рассмотренной программе серьёзных недостатков нет, но у нас не рекламный обзор идеального средства, поэтому не обойтись и без критики.

1. «Ведение договоров 5.3» предназначена для российских компаний. Шаблоны и сценарии работы основаны именно на российском законодательстве (и это большой плюс). С большинство задач — и поиск, и создание реестра, и распечатка, программа справится отлично, вне зависимости от местного законодательства. Но некоторые специфические задачи серьёзно различаться в киевском или ташкентском делопроизводстве. Фирмам из других стран СНГ лучше обратить внимание на местные системы ведения документооборота. Тем более что программа выпускается лишь на русском языке.
2. Программа «Ведение договоров» отлично работает и на старых офисных компьютерах конца 90 годов. Это большое достоинство, однако хотелось бы больше внимания разработчиков к современным «рабочим машинам» с огромными удобными экранами (или даже сразу с двумя мониторами) и с новейшими ОС.

Рис. 7: «Ведение договоров» отлично распределяет поверхность монитора для удобной работы с двумя программами одновременно — например, вместе с Word.

Пример: на больших мониторах очень удобно иметь перед глазами сразу несколько окон. Функция равномерного развёртывания двух  программ реализована ещё в Windows 7. Позволяет так развернуть себя и «Ведение договоров 5.3» — отлично. Однако развернуть всю программу по ширине экрана и одновременно открыть в ней несколько окон (примерно так, как показано на рисунке ниже) — задача нетривиальная. С другой стороны, ничто не мешает запустить сразу две копии приложения на одном компьютере и расположить их окна по своему вкусу.

И, повторимся: зато этот продукт будет запускаться и работать быстро не только на современных ПК с многоядерными процессорами, но и на древних Pentium 3. Отличная совместимость и низкая требовательность к «железу» того стоят.

Рис. 8: Было бы здорово разворачивать внутри программы сразу несколько окон, примерно так:

Итоги

Очень, очень жаль, что системы электронного документооборота — малоизвестный класс программ. Функциональность у рассмотренного продукта «Ведение договоров» великолепна: с первых дней внедрения этой системы в рабочую практику любого предприятия на делопроизводство будет уходить ощутимо меньше времени. В прошлом останутся процедуры архивирования, долгий поиск среди имеющихся документов и даже сам процесс составления договоров. Рутинные дела если и не уйдут в прошлое, то крайне значительно сократятся по времени их выполнения.

Ради справедливости стоит отметить, что программа «Ведение договоров» имеет достойных конкурентов, мало чем уступающих ей в возможностях. С другой стороны, рассмотренное приложение по сравнению с конкурентами значительно проще для освоения, предоставляет громадные возможности совместной работы над документацией, легко развёртывается даже в сложных сетях и может быть интегрировано даже в среды наподобие MS SQL и крайне нетребовательно к мощности компьютеров.

Выводы и рекомендации просты: программы для ведения документооборота в электронном виде — очень достойная инновация для каждого хозяйствующего субъекта. На практике они способы в разы повысить производительность труда профессионалов бухгалтерии, юристов и коммерческих директоров.

Наконец, сама программа «Ведение договоров» отличается приличной функциональностью и возможностью максимально простого внедрения и освоения. Можно твёрдо рекомендовать именно этот продукт для изучения и внедрения в делопроизводство любых российских компаний.